Så fungerar ett samarbete med Holy Comms

Vad ingår i uppstarten?

Uppstarten är helt kostnadsfri för dig som är ny kund till Holy Comms. Det är ett sätt för oss att investera i vår relation, och sätta oss in i er verksamhet, nuläge och målsättningar – men även för att kunna lägga en relevant och bra plan för vårt samarbete.

Vi inleder med att sätta ett kundteam. Därefter hålls ett internt briefingmöte med hela kundteamet och kontaktpersonen på Holy Comms som hållit kontakten med er hittills. Parallellt får du en enkät skickad till dig med en rad enkla frågor kopplade till ert nuläge, ur ett marketingperspektiv. Kundteamet gör sedan research kring er verksamhet och bransch och läser in sig på eventuellt material, som förberedelse inför uppstartsworkshopen.

På workshopen deltar kundteamet och representanter från er. Under 2 timmar tar vi avstamp i enkäten, och går igenom relevanta moment. Workshopen leds av er dedikerade Strategist och Client Director. Efter workshopen samlas kundteamet för att gå igenom mötet. Workshopen summeras och en flexibel tremånadersplan skapas. Denna presenteras för er efter workshopen, och ni kommer med feedback. 

Under den första månaden bjuder vi på extra mötestid med er Client Director och Strategist. 

En nedskalad version av uppstarten erbjuds till de allra minsta abonnemangen. 

Hur fungerar credits i praktiken?  

I ditt månadsabonnemang ingår ett antal credits. Du löser in dina credits mot olika leveranser, baserade på Holy Comms olika tjänster – och vad vi beskriver som produkter. Varje leverans planeras i förväg under briefingprocessen. Din Client Director och kundteamet uppskattar uppgiftens omfattning i credits (1 timme = 1 credit) och presenterar för dig. Creditsystemet är ett verktyg för att på ett transparent sätt visa vad som ingår i leveransen, men också ett sätt för oss att tillsammans sätta rätt nivå på varje produktion tillsammans med dig. En film i nedskalat format kostar exempelvis betydligt färre credits än en film som innebär en större produktionsprocess, och mer tid. 

Vad händer om jag inte använder upp alla credits en månad? 

Vi vet att behovet kan se olika ut månad för månad. Dina credits brinner aldrig inne, utan flyttas automatiskt över till kommande månad om de inte använts. 

Kan jag “låna” credits från kommande månader?

Självklart! Det går jättebra att spara credits som inte använts, och precis lika bra att låna credits från kommande 2 månader. Prata med din Client Director, som hjälper dig. Ofta läggs tremånadersplanerna med olika mängd credits månad för månad, beroende på de aktuella projektens omfattning och timing. Då föreslår din Client Director att spara eller låna credits från månaderna inom tremånadersplanen. Ofta är det vettigare att planera för 3 månader, och sprida ut dina credits över kvartalet, istället för att fokusera för mycket på varje enskild månad. 

Vad är en credit i tid? 

En credit motsvarar ungefär en timmes arbete. 

Vårt behov är inte samma varje månad, passar abonnemangsformen oss? 

De flesta av Holy Comms kunder har behov av stöd på en viss nivå löpande, men behovet kan skilja sig mycket månad för månad. Därför planerar vi som regel kvartalsvis, via våra tremånadersplaner. Tillsammans kan vi distribuera dina credits över kvartalet. Om du exempelvis har ett abonnemang på 30 credits och har ett större behov i början och slutet av kvartalet, men mindre i mitten, kan vi planera för att använda 40 credits månad 1, 10 credits månad 2 och 40 credits månad 3.

Vilka ingår i kundteamet?

Alla kundteam har en Client Director, som är din huvudsakliga kontaktperson och ansvarar för produktionsledning och koordinering av ditt abonnemang. 

Abonnemangen från 20 000 kronor i månaden har även en Strategist med i teamet. Er Strategist sätter den initiala planen tillsammans med er Client Director, och ansvarar löpande för att stötta kundteamet. Er Strategist kan även användas för strategiarbeten, exempelvis kanske ni behöver en marknadsplan eller ett kommunikationskoncept? 

I varje kundteam ingår även en rad handplockade kreatörer, vars kompetens och specialistområde väljs ut vid uppstarten. Antalet kreatörer beror delvis på ditt abonnemangs storlek, men även på de områden vi tror eller vet att vi kommer att fokusera på initialt. Om vi exempelvis redan från start vet att vi kommer att inleda med ett designprojekt är det bra att en designer är med i kundteamet från början. Kreatörerna kan skiftas under samarbetets gång baserat på vilken sorts produktioner vi ska genomföra – exempelvis kanske ni vill testa PR ett halvår in i samarbetet, men inte ha ett löpande PR-arbete. Då kommer en PR-konsult in i kundteamet som ett gästspel. 

Hur mycket tid med min Client Director och Strategist ingår?

För att kunna hålla låga priser för projektledning är tiden som ingår i ditt abonnemang optimerade. Vi erbjuder en mötesstruktur där du har avstämningar löpande med din Client Director. 

Mötestiden avgörs till viss del beroende på omfattningen av ditt abonnemang. För de allra minsta abonnemanget ingår en kort avstämning månatligen. För abonnemang från 15 000 kronor i månaden och uppåt ingår ett avstämningsmöte om 30 minuter varannan vecka. 

I de större abonnemangen, från 40 000 kronor och uppåt, ingår 30 minuter varje vecka med din Client Director.

Kommunikationen med din kontaktperson fokuseras till mötena. Självklart kan du ringa eller maila din Client Director om du behöver få fatt i oss akut, eller har en fråga som inte kan vänta till ert möte. 

Var tredje månad håller vi ett längre möte, där du sitter ned med din Client Director och Strategist för att gå igenom resultatet av de tre månaderna och får förslag på hur vi rekommenderar att de kommande tre månaderna planeras. 

Vilken support får jag av min Client Director och Strategist? 

Din Client Director lägger tid på intern produktionsledning, där exempelvis briefing och uppföljning av kreatörer för era produktioner, insamling och förmedlande av korr, administration av och tidplanering för produktionerna ingår. 

Din Strategist fungerar till största del som ett internt stöd för din Client Director och kreatörer, för att säkerställa att vi håller en strategisk höjd och rätt riktning i vårt samarbete. Din Strategist har löpande avstämningar med Client Directorn och kundteamet om vårt samarbete med er.

På avstämningsmötena har du möjlighet att bolla frågor eller tankar med din Client Director, och du kan förstås även feeda in dem inför mötena via mail. 

Många av Holy Comms kunder har behov av mer support från sitt kundteam än vad som ingår. Det kan röra sig om allt från att extratid för produktionsledning eller koordinering, löpande eller under ett projekt, till att man har ett behov av att på veckobasis få rådgivning av sin Strategist (kanske har man ingen marknadschef inhouse, exempelvis). Andra kanske vill ha fler och längre, eller tätare, avstämningar än tiden som ingår. Det går förstås hur bra som helst! Vi approcherar planeringen av supporten på samma sätt som när vi planerar för övriga produktioner, genom att uppskatta tiden och planera in ett antal credits.

Hur planeras abonnemangets innehåll? 

Din Client Director ser till att er tremånadersplan hela tiden är populerad med produktioner, och är uppdaterad med eventuella önskade förändringar. Vi gör oss som allra bäst när vi får vara proaktiva och komma med idéer till er. Vi erbjuder en bred portfölj av specialistområden och tjänster (“produkter”), och har bra inblick i hur olika branscher använder olika tillvägagångssätt och strategier. Kanske kan ni bli först i er bransch med ett nytänkande sätt att kommunicera? Eller så ser vi en lucka i er kommunikation idag, som vi föreslår att fylla. Vi har er rygg – ser vi något som vi själva hade velat agera på kommer vi att föreslå det.

Men med det sagt: vissa av våra kunder vet exakt vad de behöver vår hjälp med, och när. Då blir våra proaktiva idéer och förslag mer inspiration eller inspel. Tillsammans hittar vi rätt tillvägagångssätt för just er!

Hur fungerar tremånadersplanen? 

Tremånadersplanen är ett dokument där kommande tre månaders produktion planeras, och antal credits anges. Du kan följa status på produktionerna i tremånadersplanen, som uppdateras löpande av din Client Director. Varje månad fylls tremånadersplanen på med nästa månad 3.

Du låser inte in dig till planen – din Client Director kommer att stämma av kommande produktioner med dig när det närmar sig.  

Hur fungerar briefingprocessen?

Din Client Director stämmer av varje produktion med dig inför att den planeras in. Din Client Director samlar in den information som teamets creative eller Strategist behöver för att kunna påbörja produktionen. 

Enklare produktioner, eller produktioner som är en del av återkommande eller tidigare genomföra koncept, kräver en kortare brief, medan mer komplexa eller nya produktioner kan kräva mer omfattande briefer. I dessa fall är kreatören ibland med, för att kunna ställa specifika frågor direkt till dig.

Inför varje produktionsvecka briefar våra Client Directors kreatörerna senast onsdag veckan innan produktion. Det betyder att briefen behöver vara på plats senast då, men vi behöver planera in tiden för kreatören tidigare än så. Din Client Director kommer att ge dig en heads up kring när information kring produktionen behöver lämnas, eller godkännas, av dig inför produktionsstart. 

Hur ser processen ut för korr och godkännande av leveranser? 

Du får korren skickad till dig av din Client Director, eller ibland direkt en medlem i kundteamet. Du lämnar feedback direkt till personen. Samla ihop så mycket input som möjligt på en gång. Det ingår olika många korrvändor i olika produktioner, beroende på deras omfattning – men vanligt är att två rundor ingår. 

Kan jag få hjälp med snabba ad hoc-uppgifter? 

Flexibilitet är ett av våra värdeord, och i den mån det är möjligt vill vi alltid kunna hjälpa er! Om ni får ett plötsligt uppstått behov av en produktion med kort varsel gör vi alltid vad vi kan för att försöka hjälpa er. Dock är det viktigt för oss att kunna planera vårt arbete – det är en grundsten i vår möjlighet att erbjuda snälla priser. Ett enkelt sätt för oss att vara flexibla och kunna hjälpa er ad hoc är att använda den tid som är inplanerad för er nästkommande produktion, givet att tiden är planerad på en person som kan utföra uppgiften. 

Behöver ni löpande hjälp med olika uppgifter ad hoc, som är svåra att förutse innan de dyker upp? I dessa fall planerar vi tillsammans in credits – exempelvis x antal timmar varannan dag eller en gång i veckan – där vi antingen agerar jour eller jobbar av en bruttolista med uppgifter.

Låser jag upp mig till specifika tjänster eller produktioner? 

Inte alls, tvärtom! Som kund kan du välja och vraka fritt bland våra produktområden: PR, Editorial, Strategy, Design, Film & Photo och Campaign. Tillsammans med din Client Director och Strategist väljer du vad som passar er just nu. Innehållet i de allra flesta kunders abonnemang ändras månad för månad, medan vissa föredrar att en del stående delar återkommer varje månad. Det allra vanligaste är att man några månader in i samarbetet har testat på en rad olika områden och produktioner. 

Kan jag tänka på Holy Comms som vår externa marknadsavdelning? 

Det beror lite på hur ditt abonnemang ser ut. På Holy Comms finns i princip alla kompetenser på en marknadsavdelning representerade, både specialister och generalister. Det som skiljer ett samarbete med Holy Comms åt, jämfört med en intern marknadsavdelning, är att vi planerar och producerar baserat på antalet credits ni har i ert abonnemang och hur dessa fördelats över vår gemensamma plan. På så vis kan vi säkerställa att det alltid är rätt person som utför de olika uppgifterna, och vi kan även vara säkra på att ni inte betalar för tid som vi inte aktivt lägger på er (och som ni OK:at). 

I ljuset av det: många av våra kunder har ingen egen marknadsavdelning. Vi anpassar abonnemangens innehåll för att passa just er disposition. Kanske bör vi exempelvis inleda med ett lite större strategiarbete, för att sedan revidera strategin ett halvår in, om ni inte har en CMO eller strategisk marknadsresurs inhouse. Kanske behöver ni vår hjälp med att samordna eller koordinera interna resurser, eller andra externa parter? Allt går att lösa – vi använder era credits på det sätt som passar bäst för vårt samarbete med just er.

Kan jag avbryta en produktion?

Du kan alltid avbryta en produktion, men beroende på hur långt vi kommit i den – och om tiden som är kvar kan flyttas till en annan produktion – räknas dina credits in som förbrukade. I samråd med dig beslutar din Client Director vid den specifika situationen. 

Kan jag lägga separata extrabeställningar? 

Självklart! Du får gärna lägga till extrabeställningar. Prata med din Client Director som ordnar en separat offert. Inom abonnemangen rabatterar vi våra timpriser till 700- 1000 kr per credit exklusive moms. För extrabeställningar är priset 1200 kr per credit exklusive moms.

Kan mina credits användas till mediaspend?

Nej, om du vill addera en budget för mediaspend läggs det utanför abonnemanget. 

Kan jag pausa mitt abonnemang? 

Du kan när som helst pausa produktionen genom att flytta fram/spara credits till kommande månader. Många av våra kunder väljer att göra så under sommaren, och använder sina sparade credits i augusti och september, exempelvis.

Om du vill avbryta samarbetet gäller som standard 2 månaders uppsägningstid. 

Kan jag minska och öka antalet credits? 

Du har ett antal credits i ditt abonnemang, som utan problem kan flyttas runt över olika månader utan att din månadskostnad förändras. Du behåller samma månadskostnad varje månad, och får samma nya antal credits varje månad (med undantag för när du redan lånat av den kommande månadens credits). 

Måste jag ha ett abonnemang för att jobba med Holy Comms?  

Majoriteten av våra kunder är löpande abonnemangskunder, men vi gör självklart även kampanjer och one off’s! Vårt upplägg ser något annorlunda ut utanför prenumerationsformen. Vi har fortfarande behov av en uppstart, för att lära känna er och förstå uppdraget till fullo, och dedikerar resurser i form av kundteam. När vi gör samarbeten i projektform har du inte samma möjlighet att switcha innehållet i projektet till andra leveranser – vi håller oss till planen! 

Vårt timpris är rabatterat i abonnemangen och kostar 1200 kronor exklusive moms utanför den löpande samarbetsformen. I alla abonnemang från 20 000 kronor och uppåt bjuder vi även på projektledning och team, vilket vi tar betalt för i projektformatet. Vi tar även betalt för uppstarten (där tid läggs för workshop, interna möten och plan för samarbetet), som är kostnadsfri inom abonnemangen (värde för standardformen 25-35 000 kronor – för mindre projekt krävs dock inte lika mycket tid).

Vad händer om jag har innestående credits om jag säger upp mitt abonnemang? 

Du kan använda dina innestående credits 3 månader från det att samarbetet avslutats.